Việc xuất hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn viết tay đã giúp Kế Toán rất nhiều trong việc xuất hóa đơn và lưu trữ cũng như điều chỉnh hóa đơn viết sai.
Các lỗi thường gặp vẫn hay xảy ra như: sai mã số thuế, địa chỉ, ngày tháng, tên công ty, số tiền, số lượng, tiền thuế, tình trạng kê khai…
Điều chỉnh hóa đơn viết sai là gì?
Điều chỉnh được hiểu là sửa đổi, sắp xếp lại cho đúng hơn, hợp lí hơn về nội dung và hình thức. Như vậy, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sẽ thực hiện khi hóa đơn đã lập có các sai sót như kể trên.
Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót cũng xử lý theo hình thức điều chỉnh mà mỗi trường hợp sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau.
Xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
Về việc gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT: Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 156 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.
Trường hợp doanh nghiệp thực hiện xử lý Điều chỉnh hóa đơn viết sai theo quy định tại khoản 1, điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Xem Mẫu 04/SS-HĐĐT tại đây
Các trường hợp bắt buộc phải gửi TBSS mẫu 04/SS-HĐĐT đến CQT
Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót (Giải trình)
Trường hợp lập HĐĐT mới theo nghị định 123/2020/NĐ-CP thay thế cho hóa đơn đã phát hành theo nghị định 51/2010/NĐ-CP (Lập hóa đơn Thay thế)
Trả lời cho thông báo rà soát mẫu 01/TB-RSĐT của CQT gửi đến đơn vị
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123 sau đó có phát sinh về việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ (Hủy hóa đơn sai sót)
Trường hợp xử lý Điều chỉnh hóa đơn viết sai theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người nộp thuế không phải gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Các trường hợp không bắt buộc gửi TBSS đến CQT
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
- Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
- Người bán lập hóa đơn điện tử Điều chỉnh hóa đơn viết sai. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Hay nói cách khác, người nộp thuế không phải gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế trong trường hợp phải Điều chỉnh hóa đơn viết sai hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập khi sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc điều chỉnh hóa đơn viết sai
Căn cứ theo quy định tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC; Căn cứ theo công văn số 5387/CCT-TTHT ngày 2/8/2023 của Cục Thuế – V/v nộp thông báo hóa đơn sai sót, thời hạn nộp TBSS mẫu 04/SS-HĐĐT đến Cơ quan Thuế như sau:
Trường hợp 1: Trường hợp người bán tự phát hiện ra sai sót và gửi thông báo sai sót tới CQT:
Đối với hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức Điều chỉnh hoặc Thay thế thì căn cứ khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì thời gian nộp TBSS mẫu 04/SS-HĐĐT đến Cơ quan Thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử đã xử lý sai sót.
Ví dụ: Nếu DN lập hóa đơn vào tháng 3, đến tháng 04 DN phát hiện hóa đơn có sai sót thì hạn chót để DN gửi thông báo 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế là ngày 30/04 (nếu kê khai theo tháng) hoặc ngày 30/6 (nếu kê khai theo quý).
Trường hợp 2: Trường hợp gửi thông báo theo yêu cầu của CQT:
Trường hợp qua kiểm tra, rà soát phát hiện hóa đơn có sai sót thì CQT sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán rà soát lại hóa đơn đã xuất cho khách hàng.
NNT (Người nộp thuế) tiếp nhận thông báo rà soát mẫu 01/TB-RSĐT do CQT gửi tới, và thực hiện trả lời với CQT theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT.
Để được tư vấn cũng như Điều chỉnh hóa đơn viết sai 1 cách hợp lệ và nhanh nhất, vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ.
KẾ TOÁN 3T ĐỒNG NAI – Bảo mật * Chính xác * Tiết kiệm
Địa chỉ: 139B/2 Nhân Hoà, Tây Hoà 04, H.Trảng Bom, T.Đồng Nai.
Hotline 1: 0852 800 808
Hotline 2: 0853 800 808
Email: cskh@ketoan3t.net
Website: ketoandongnai.net
