Khi doanh nghiệp thay đổi đơn vị kế toán hoặc chuyển từ tự làm sang thuê dịch vụ kế toán ngoài, khâu bàn giao sổ sách kế toán là bước cực kỳ quan trọng. Đây là giai đoạn ảnh hưởng trực tiếp đến việc duy trì hệ thống tài chính – kế toán ổn định, tránh sai sót, đồng thời giúp doanh nghiệp không gặp rủi ro khi cơ quan thuế thanh kiểm tra.
Trong bài viết này, Kế Toán 3T chia sẻ quy trình chuẩn khi nhận bàn giao sổ sách kế toán từ đơn vị kế toán cũ, dựa trên kinh nghiệm thực tế làm dịch vụ kế toán nhiều năm cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nội dung dễ hiểu, đi thẳng vào vấn đề, giúp bạn nắm rõ từng bước cần làm để mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Vì sao việc bàn giao sổ sách kế toán lại quan trọng đến vậy?
Có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp “chết đứng” vì nhận bàn giao không đầy đủ: thiếu chứng từ, sai lệch số liệu, hoặc sổ sách bỏ dở giữa chừng. Thậm chí có khi kế toán cũ nghỉ quá gấp, chẳng hướng dẫn, chẳng bàn giao, khiến đơn vị kế toán mới phải mất rất nhiều thời gian để “gỡ rối”.
Việc bàn giao sổ sách kế toán bài bản mang lại nhiều lợi ích cực kỳ lớn như:
Kiểm tra được tính liên tục của số liệu các kỳ trước
Đảm bảo không thất lạc chứng từ quan trọng
Hạn chế rủi ro bị ấn định thuế hoặc truy thu khi thanh kiểm tra
Giúp kế toán mới hiểu doanh nghiệp nhanh hơn, tiết kiệm thời gian
Tránh xung đột, tranh cãi khi có sự cố xảy ra sau này
Do đó, quy trình bàn giao sổ sách kế toán phải rõ ràng, có checklist đầy đủ và được xác nhận bằng biên bản.
Quy trình chuẩn khi nhận bàn giao sổ sách kế toán từ đơn vị cũ
Dưới đây là quy trình chuẩn gồm 6 bước, bất cứ doanh nghiệp hoặc đơn vị dịch vụ kế toán nào cũng nên tham khảo áp dụng.
Bước 1 – Thu thập thông tin tổng quan về doanh nghiệp
Trước khi nhận bất kỳ giấy tờ nào, bên dịch vụ kế toán mới cần nắm tổng quan về doanh nghiệp:
Các thông tin tổng quan doanh nghiệp khi nhận bàn giao sổ sách kế toán
Ngành nghề kinh doanh chính
Quy mô: số lao động, số hóa đơn xuất – nhập mỗi tháng
Loại hình doanh nghiệp (TNHH, cổ phần, hộ kinh doanh…)
Tình trạng hoạt động: ổn định, tạm ngừng, đang mở rộng…
Phần mềm kế toán đang sử dụng
Tình trạng kê khai thuế: theo tháng hay theo quý
Việc hiểu rõ doanh nghiệp giúp bạn ước lượng được khối lượng sổ sách cũng như mức độ phức tạp của việc bàn giao.
Bước 2 – Yêu cầu bàn giao toàn bộ chứng từ và tài liệu kế toán
Đây là bước quan trọng nhất và cần phải ghi rõ trong biên bản. Chứng từ phải được bàn giao theo từng loại, từng năm và đầy đủ theo quy định.
Danh mục chứng từ cần nhận bàn giao trong sổ sách kế toán
1. Chứng từ kế toán: Hóa đơn đầu ra, Hóa đơn đầu vào, Phiếu thu – phiếu chi, Phiếu nhập – phiếu xuất, Biên bản đối chiếu công nợ, Chứng từ mua bán tài sản cố định.
2. Hồ sơ thuế: Báo cáo thuế GTGT, TNDN, TNCN, Tờ khai lệ phí môn bài, Tờ khai quyết toán năm, Biên lai nộp thuế các kỳ.
3. Hồ sơ lao động – bảo hiểm: Hợp đồng lao động, Bảng lương, Hồ sơ tham gia BHXH, Quyết định tăng – giảm lao động.
4. Hồ sơ tài liệu nội bộ: Điều lệ công ty, Biên bản góp vốn, Hợp đồng kinh tế đã ký, Các quyết định bổ nhiệm, thay đổi thông tin doanh nghiệp
Chứng từ phải được bàn giao theo từng tháng – từng quý – từng năm, tránh lẫn lộn.
Bước 3 – Nhận bàn giao dữ liệu điện tử và phần mềm kế toán
Trong thời đại số, việc bàn giao không chỉ gồm giấy tờ mà còn có dữ liệu mềm. Việc nhận bàn giao các thông tin tài khoản đăng nhập cũng như các dữ liệu cần kiểm tra cũng quan trọng không kém, trong đó cần lưu ý các mục chính sau:
File dữ liệu phần mềm kế toán (MISA, FAST…)
File excel nhập liệu
Bảng tổng hợp công nợ
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính của các năm
Tài liệu hướng dẫn hoặc quy trình đặc thù mà kế toán cũ đã thiết lập
Tất cả dữ liệu điện tử cần lưu vào 1 thư mục riêng, copy về ổ cứng hoặc lưu trữ cloud theo quy chuẩn của doanh nghiệp.
Bước 4 – Kiểm tra đối chiếu số liệu trước khi ký biên bản bàn giao
Đây là bước nhiều người làm sơ sài, dẫn đến sai sót về sau. Kế toán mới cần kiểm tra kỹ, có thể mất thời gian ở khâu này một chút nhưng về lâu dài sẽ tránh được rất nhiều rủi ro. Các mục cần đối chiếu quan trọng như:
Số dư đầu kỳ các tài khoản
Công nợ phải thu – phải trả
Tồn kho thực tế so với sổ sách
Tài sản cố định và khấu hao
Thuế GTGT còn được khấu trừ
Lương – BHXH – thuế TNCN
Kê khai thuế có khớp với báo cáo tài chính không
Nếu phát hiện sai lệch, phải lập ngay biên bản ghi nhận lỗi và thông báo cho kế toán cũ để xử lý hoặc giải trình. Chúng tôi luôn nói với khách: “Không đối chiếu trước, sau này có gì sai thì đôi bên lại xảy ra nhiều việc không tốt. Nên kiểm tra kỹ ngay từ đầu là tốt nhất”.
Bước 5 – Lập biên bản bàn giao sổ sách kế toán rõ ràng, có chữ ký hai bên
Biên bản bàn giao là văn bản cực kỳ quan trọng. Biên bản bàn giao sổ sách kế toán cần ghi rõ, đúng nghĩa: Danh sách tài liệu đã bàn giao, Tình trạng sổ sách: đầy đủ hay còn thiếu mục nào, Các vấn đề tồn đọng, sai sót cần xử lý, Trách nhiệm của mỗi bên trước và sau bàn giao, Thời điểm bàn giao chính thức, Người đại diện của hai bên ký và đóng dấu.
Việc lập biên bản giúp công ty tránh rủi ro pháp lý và xác định rõ trách nhiệm của kế toán cũ – mới.
Bước 6 – Kế toán mới rà soát lại toàn bộ và chuẩn hóa số liệu bàn giao sổ sách kế toán
Sau khi nhận bàn giao đầy đủ, đơn vị kế toán mới cần:
Kiểm tra lại hồ sơ theo checklist
Chuẩn hóa định khoản các nghiệp vụ
Sửa lỗi sổ sách nếu có
Thiết lập lại công nợ rõ ràng
Tiếp tục nhập liệu hoặc điều chỉnh các kỳ còn thiếu
Đảm bảo các báo cáo tiếp theo khớp với số liệu của kỳ trước
Đây cũng là giai đoạn để kế toán mới làm quen với doanh nghiệp và tối ưu lại hệ thống kế toán nếu cần.
Một số lưu ý quan trọng khi bàn giao sổ sách kế toán
Để quá trình diễn ra trơn tru và không bị “đứt gánh giữa đường”, bạn nên lưu ý:
Tuyệt đối không nhận bàn giao miệng. Luôn ghi biên bản.
Nếu kế toán cũ nghỉ gấp, yêu cầu họ hỗ trợ online hoặc theo lịch cụ thể.
Sổ sách năm trước sai thì phải sửa ngay, tránh để chồng chất sang năm sau.
Không “đổ lỗi qua lại” – làm việc theo nguyên tắc rõ ràng, tôn trọng lẫn nhau.
Nếu doanh nghiệp chuyển từ tự làm sang thuê dịch vụ kế toán, nên nhờ bên dịch vụ hỗ trợ rà soát lại toàn bộ.
Kế toán chuyên nghiệp sẽ nhận bàn giao sổ sách kế toán chuyên nghiệp
Quy trình bàn giao sổ sách kế toán không phải là việc làm qua loa. Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, đúng chuẩn và liên tục của hệ thống kế toán. Một đơn vị kế toán chuyên nghiệp sẽ luôn có checklist bàn giao rõ ràng, đối chiếu số liệu cẩn thận và cam kết chịu trách nhiệm trong phạm vi công việc của mình.
Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong quá trình bàn giao hoặc muốn tìm đơn vị kế toán mới hỗ trợ từ A đến Z, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi – Kế Toán 3T Đồng Nai, để được tư vấn chi tiết hơn. Chuẩn chỉnh ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều rủi ro khi thanh kiểm tra thuế về sau.
