Hồ sơ kế toán không chỉ để ghi nhận số liệu mà còn là căn cứ làm việc với cơ quan thuế khi cần. Rất nhiều doanh nghiệp chỉ đến lúc quyết toán, thanh tra mới cuống lên vì không biết hồ sơ nào còn phải lưu, hồ sơ nào đã được phép hủy. Vậy theo quy định hiện hành, hồ sơ kế toán tối thiểu phải lưu trữ bao lâu?
Hồ sơ kế toán là gì và vì sao doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ?
Hồ sơ kế toán là toàn bộ chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính và các tài liệu liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo quy định pháp luật kế toán và thuế đang áp dụng đến năm 2026, việc lưu trữ hồ sơ kế toán không mang tính tự nguyện mà là nghĩa vụ bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp, không phân biệt quy mô lớn hay nhỏ. Hồ sơ kế toán chính là căn cứ để doanh nghiệp chứng minh doanh thu, chi phí, nghĩa vụ thuế đã thực hiện cũng như là cơ sở để cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra và quyết toán thuế. Nếu doanh nghiệp không lưu trữ hoặc lưu trữ không đầy đủ, rủi ro bị loại chi phí, truy thu và xử phạt là rất cao.
Hồ sơ kế toán tối thiểu doanh nghiệp phải lưu trữ gồm những gì?
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ đầy đủ các chứng từ kế toán phát sinh như hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ngân hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý, bảng lương, bảng chấm công và hồ sơ lao động. Bên cạnh đó là hệ thống sổ kế toán phản ánh toàn bộ nghiệp vụ tài chính của doanh nghiệp như sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết công nợ, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng và sổ theo dõi tài sản cố định. Ngoài ra, báo cáo tài chính năm, hồ sơ khai thuế và hồ sơ quyết toán thuế cũng là nhóm hồ sơ bắt buộc phải lưu trữ đầy đủ và liên tục trong suốt thời gian hoạt động của doanh nghiệp.
Thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán theo quy định mới nhất 2026
Theo Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực đến năm 2026, thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán được quy định cụ thể tùy theo tính chất của từng loại hồ sơ. Các chứng từ kế toán mang tính nghiệp vụ thông thường, không trực tiếp dùng để lập báo cáo tài chính, phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm. Phần lớn hồ sơ quan trọng như hóa đơn kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, hồ sơ khai thuế và các hợp đồng kinh tế liên quan đến doanh thu, chi phí phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, tính từ năm tiếp theo năm kết thúc kỳ kế toán. Riêng các hồ sơ có giá trị pháp lý lâu dài như hồ sơ thành lập doanh nghiệp, hồ sơ góp vốn, chuyển nhượng vốn và hồ sơ liên quan đến quyền sở hữu tài sản thì phải được lưu trữ vĩnh viễn và không được phép tiêu hủy.
Doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ kế toán bằng bản giấy hay bản điện tử có hợp lệ không?
Pháp luật hiện hành cho phép doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ kế toán dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử, miễn là đảm bảo tính toàn vẹn, đầy đủ và có khả năng truy xuất khi cơ quan chức năng yêu cầu. Đối với hóa đơn điện tử và sổ kế toán điện tử, doanh nghiệp không bắt buộc phải in ra giấy nhưng phải lưu trữ file dữ liệu gốc trong suốt thời gian lưu trữ theo quy định. Doanh nghiệp cần có biện pháp sao lưu dữ liệu, bảo mật thông tin và đảm bảo hồ sơ không bị chỉnh sửa hoặc mất mát, đặc biệt trong trường hợp thanh tra, kiểm tra thuế.
Không lưu trữ hoặc lưu trữ sai hồ sơ kế toán doanh nghiệp bị xử phạt thế nào?
Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp bị xử phạt không phải vì trốn thuế mà vì không xuất trình được hồ sơ kế toán hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra. Theo quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán và thuế đang áp dụng đến năm 2026, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền nếu không lưu trữ hoặc lưu trữ không đầy đủ hồ sơ kế toán, đồng thời bị loại chi phí khi quyết toán thuế, bị ấn định thuế và truy thu thuế kèm tiền chậm nộp. Những rủi ro này đặc biệt phổ biến ở các doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp không có kế toán chuyên trách.
Lưu ý về lưu trữ hồ sơ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập tại Đồng Nai
Đối với doanh nghiệp mới thành lập tại Đồng Nai, việc chưa quen với quy trình kế toán – thuế là tình trạng rất phổ biến. Nếu không kiểm soát tốt hồ sơ kế toán ngay từ năm đầu tiên, doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi quyết toán thuế các năm sau. Việc sắp xếp hồ sơ khoa học, lưu trữ đúng thời hạn và đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí xử phạt, hạn chế rủi ro pháp lý và tạo nền tảng tài chính minh bạch để phát triển lâu dài.
Thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán doanh nghiệp
Hồ sơ kế toán là phần không thể thiếu trong hoạt động của mọi doanh nghiệp và việc lưu trữ hồ sơ đúng quy định là nghĩa vụ bắt buộc theo pháp luật. Hiểu rõ hồ sơ kế toán cần lưu trữ bao lâu, lưu trữ như thế nào và tuân thủ đúng quy định mới nhất sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hoạt động, tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Nếu doanh nghiệp đang băn khoăn về việc hồ sơ kế toán của mình đã đầy đủ và đúng luật hay chưa, việc rà soát và chuẩn hóa lại hồ sơ ngay từ bây giờ là điều rất cần thiết.
