Giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội

Giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội là một khái niệm không mới nhưng cũng khá xa lạ với nhiều người, Kế Toán 3T Đồng Nai xin phép giới thiệu đến bạn đọc những thông tin hữu ích qua bài viết này:

Chứng từ trong giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội là gì?

Các loại chứng từ BHXH điện tử?

Điều kiện lưu trữ chứng từ trong giao dịch điện tử BHXH là gì?

giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội

1. CHỨNG TỪ BẢO HIỂM XÃ HỘI ĐIỆN TỬ LÀ GÌ?

Quy định về chứng từ Giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội được đề ra tại Khoản 3 Điều 3 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, mà được Chính phủ ban hành, về các giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Theo quy định này, chứng từ BHXH điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương thức điện tử, áp dụng cho các giao dịch trong lĩnh vực BHXH.

Với nghĩa đơn giản, chứng từ BHXH là thông tin về giao dịch trong lĩnh vực BHXH giữa các tổ chức, cá nhân, cơ quan sử dụng giao dịch điện tử và các tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH. Chứng từ BHXH điện tử có giá trị pháp lý tương tự như các văn bản trên giấy, chứng từ, hồ sơ và thông báo, như được quy định tại Điều 7 Nghị định 166/2016/NĐ-CP.

2. PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ TRONG GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ BẢO HIỂM XÃ HỘI

Theo Quyết định 838/QĐ-BHXH, pháp luật quy định các loại chứng từ trong giao dịch điện tử BHXH. Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã ban hành quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT và BHTN như sau:

Hồ sơ BHXH điện tử bao gồm:

– Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

– Hồ sơ giải quyết và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN.

– Hồ sơ giám định, thanh toán chi phí KCB BHYT theo hướng dẫn sử dụng phương thức điện tử.

Chứng từ kế toán phải tuân theo quy định của Luật Kế toán 2015 và chế độ kế toán BHXH Việt Nam thông qua phương thức điện tử. Chứng từ kế toán điện tử cần đáp ứng các yêu cầu sau:

– Đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán, phải tuân theo cấu trúc dữ liệu, định dạng và mẫu quy định của BHXH Việt Nam.

– Chứng từ kế toán điện tử đang còn hiệu lực nhưng bị hủy phải có ký hiệu riêng để chỉ ra việc hủy chứng từ, lý do và nguyên nhân hủy, và cần được lưu trữ riêng qua phương thức điện tử.

– Chứng từ kế toán điện tử được lưu trữ, bảo quản qua phương thức điện tử, đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn và không bị sai lệch hoặc thay đổi trong suốt thời hạn lưu trữ. Những nội dung này cũng có thể được in ra giấy và tra cứu khi có yêu cầu, tuân theo quy định về lưu trữ chứng từ giấy.

Các thông báo và văn bản khác của các tổ chức, cơ quan thực hiện giao dịch BHXH cũng được thực hiện qua phương thức điện tử.

Tóm lại, theo pháp luật hiện hành, chứng từ BHXH điện tử bao gồm:

Hồ sơ điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT và BHTN.
Chứng từ kế toán tuân theo quy định của Luật kế toán.
Các thông báo và văn bản khác theo quy định của pháp luật.

Lưu ý:

– Việc chuyển đổi giữa chứng từ giấy và chứng từ điện tử được thực hiện theo quy định tại Khoản 2, 3 Điều 9 Nghị định số 166/2016/NĐ-CP.

– Trong trường hợp hồ sơ, chứng từ giấy không được chuyển đổi sang chứng từ điện tử, cá nhân hoặc tổ chức có thể gửi hồ sơ, chứng từ giấy đến cơ quan BHXH hoặc có thể gửi hồ sơ, chứng từ giấy và kê khai trên phần mềm kê khai.

III. ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN CHỨNG TỪ GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ BẢO HIỂM XÃ HỘI

Các yêu cầu quy định về chứng từ Giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội được trình bày trong Điều 9 của Nghị định 166/2016/NĐ-CP như sau:

Chứng từ BHXH điện tử cần có đầy đủ chữ ký số của người có trách nhiệm ký theo quy định của pháp luật. Nếu chỉ có chữ ký của người có thẩm quyền, hệ thống thông tin phải có khả năng xác nhận việc đã xử lý của những người có trách nhiệm trong quá trình chuyển giao chứng từ BHXH điện tử đến người ký cuối cùng.
Trong trường hợp chứng từ BHXH điện tử có các phần kèm theo dưới dạng chứng từ giấy, cá nhân, tổ chức, cơ quan tham gia giao dịch điện tử BHXH phải thực hiện thay đổi sang dạng điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử. Việc thay đổi này phải đáp ứng các yêu cầu sau:

Phản ánh đầy đủ nội dung của chứng từ giấy.
Có chữ ký và họ tên của người thực hiện thay đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.
Có ký hiệu riêng để xác nhận đã thay đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.

Trường hợp thay đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy, phải đáp ứng các điều kiện sau:

Phản ánh đầy đủ nội dung của chứng từ điện tử.
Người thực hiện thay đổi phải ký và ghi rõ họ tên trên chứng từ giấy, đồng thời đóng dấu (nếu có yêu cầu đóng dấu).
Có ký hiệu riêng để xác nhận đã thay đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy.

IV. QUY ĐỊNH VỀ VIỆC LƯU TRỮ CHỨNG TỪ BHXH ĐIỆN TỬ

Quy trình tiếp nhận hồ sơ điện tử từ cá nhân, tổ chức và kiểm tra thông tin:

Đối với tổ chức:

Hệ thống sẽ tự động kiểm tra các thông tin sau đây liên quan đến đăng ký và sử dụng giao dịch điện tử của tổ chức: mã cơ quan BHXH, mã đơn vị, mã số thuế đã được đăng ký.

Hệ thống cũng sẽ kiểm tra thông tin chứng thư số trên chữ ký điện tử của tổ chức ngay sau khi nhận hồ sơ điện tử, bao gồm:

– Kiểm tra xem nhà cung cấp chứng thư số có nằm trong danh sách những nhà cung cấp được cấp phép bởi cơ quan có thẩm quyền không.

– Kiểm tra hạn và so sánh chứng thư số với thông tin đã đăng ký.

– Kiểm tra danh sách chứng thư số không hợp lệ từ nhà cung cấp: Chứng thư số của tổ chức không nằm trong danh sách chứng thư số không hợp lệ theo thông báo từ nhà cung cấp.

– Kiểm tra chứng thư số của các tổ chức I-VAN.

Đối với cá nhân:

Hệ thống sẽ tự động kiểm tra các thông tin sau đây về đăng ký và sử dụng giao dịch điện tử của cá nhân: mã cơ quan BHXH, mã số BHXH, số điện thoại di động và địa chỉ thư điện tử đã được đăng ký.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ BHXH điện tử, hệ thống sẽ kiểm tra mã xác thực giao dịch điện tử BHXH của cá nhân theo các bước sau:

– Mã xác thực sẽ được gửi từ Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam qua “tin nhắn điện thoại” đến số điện thoại hoặc địa chỉ thư điện tử mà cá nhân đã đăng ký với cơ quan BHXH trước đó.

– Mã xác thực chỉ có thể sử dụng một lần duy nhất cho mỗi giao dịch và sẽ hết hạn sau một khoảng thời gian nhất định từ khi yêu cầu cấp mới hoặc cấp lại mã xác thực.

Hệ thống cũng sẽ kiểm tra thông tin tại “Thông báo thay đổi thông tin của cá nhân” với dữ liệu cá nhân đã được lưu trữ trong hệ thống và cập nhật các thông tin sau:

– Số điện thoại cá nhân và số điện thoại liên lạc của người thân (nếu cần).

– Giới tính và địa chỉ cư trú hiện tại của người hưởng trợ cấp, lương hưu từ BHXH, được xác thực trong hệ thống hàng tháng.

Gửi thông tin xác nhận tiếp nhận hồ sơ BHXH:

Sau khi hồ sơ giao dịch điện tử được gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam, hệ thống quản lý thông tin sẽ tự động gửi “Thông báo xác nhận nộp hồ sơ BHXH điện tử” (mẫu số 02/TB-GDĐT) đến địa chỉ thư điện tử đã đăng ký trước đó của cá nhân hoặc tổ chức. Thông báo này sẽ được gửi trong thời gian tối đa 15 phút sau khi hồ sơ điện tử được nhận.

Lưu trữ chứng từ BHXH điện tử:

Hệ thống quản lý thông tin tự động sẽ lưu trữ dữ liệu chứng từ BHXH điện tử trong cơ sở dữ liệu BHXH điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, đảm bảo tính nguyên vẹn và đầy đủ. Hơn nữa, hệ thống cũng có giải pháp kỹ thuật để sao lưu dữ liệu dự phòng và khôi phục trong trường hợp xảy ra sự cố với hệ thống quản lý thông tin.

Như vậy thông qua các thông tin cơ bản trên, hy vọng quý bạn đọc có thể nắm rõ hơn về Giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội.

Mọi thắc mắc hoặc cần hỗ trợ thêm thông tin, vui lòng liên hệ Hotline Kế Toán 3T để được tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình nhất.