Quyết toán thuế là một trong những công việc quan trọng nhất của doanh nghiệp mỗi năm. Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn là “bài kiểm tra tổng hợp” toàn bộ hoạt động kế toán, tài chính của doanh nghiệp trong suốt một năm. Nếu làm đúng, doanh nghiệp yên tâm vận hành. Nếu làm sai, rủi ro bị truy thu, phạt chậm nộp, phạt hành chính là rất cao.
Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp tại Đồng Nai vẫn còn khá mơ hồ về quy trình quyết toán thuế, không biết bắt đầu từ đâu, chuẩn bị gì và liệu có thể tự làm hay bắt buộc phải thuê dịch vụ. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy trình quyết toán thuế từ A đến Z, đồng thời chỉ ra trường hợp nào nên tự làm và khi nào nên thuê dịch vụ quyết toán thuế chuyên nghiệp để hạn chế rủi ro.
Quyết toán thuế doanh nghiệp là gì?
Quyết toán thuế doanh nghiệp là việc doanh nghiệp tổng hợp, đối chiếu toàn bộ số liệu kế toán, hóa đơn, chứng từ trong năm tài chính để kê khai chính xác các loại thuế phải nộp cho cơ quan thuế.
Thông thường, quyết toán thuế bao gồm các sắc thuế chính như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và các loại thuế, phí khác tùy lĩnh vực hoạt động. Đây là căn cứ để cơ quan thuế đánh giá doanh nghiệp có thực hiện đúng nghĩa vụ thuế hay không.
Thời điểm quyết toán thuế doanh nghiệp cần lưu ý
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải thực hiện quyết toán thuế theo năm tài chính, thường trùng với năm dương lịch. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Đối với doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp giải thể, sáp nhập, chia tách thì thời điểm quyết toán thuế sẽ có quy định riêng. Việc nắm sai mốc thời gian là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp bị phạt chậm nộp hồ sơ.
Quy trình quyết toán thuế doanh nghiệp từ A đến Z
Rà soát toàn bộ sổ sách kế toán trong năm
Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình quyết toán thuế là rà soát lại toàn bộ sổ sách kế toán. Doanh nghiệp cần kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và nhất quán của các chứng từ phát sinh trong năm.
Các nội dung cần rà soát bao gồm doanh thu, chi phí, công nợ, tài sản cố định, hàng tồn kho, tiền lương và các khoản bảo hiểm. Nếu phát hiện sai lệch, cần điều chỉnh trước khi lập hồ sơ quyết toán để tránh bị cơ quan thuế chất vấn.
Kiểm tra và đối chiếu hóa đơn, chứng từ
Hóa đơn là phần dễ phát sinh rủi ro nhất khi quyết toán thuế. Doanh nghiệp cần đối chiếu hóa đơn đầu ra, đầu vào với sổ sách kế toán, tờ khai thuế đã nộp trong năm.
Các lỗi thường gặp bao gồm kê khai thiếu hóa đơn, hóa đơn không hợp lệ, sai thông tin, sai thời điểm ghi nhận doanh thu hoặc chi phí. Nếu không xử lý kịp thời, các lỗi này rất dễ dẫn đến truy thu thuế và phạt.
Lập báo cáo tài chính cuối năm
Sau khi sổ sách và hóa đơn đã được rà soát, doanh nghiệp tiến hành lập báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.
Đây là tài liệu quan trọng thể hiện toàn cảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp và là căn cứ chính để cơ quan thuế kiểm tra khi quyết toán.
Lập hồ sơ quyết toán các loại thuế
Dựa trên số liệu kế toán và báo cáo tài chính, doanh nghiệp tiến hành lập hồ sơ quyết toán thuế. Trong đó, thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân là hai loại thuế thường được cơ quan thuế kiểm tra kỹ nhất.
Doanh nghiệp cần xác định chính xác thu nhập chịu thuế, các khoản chi phí được trừ, không được trừ và các ưu đãi thuế nếu có. Việc hiểu sai quy định ở bước này có thể khiến doanh nghiệp chịu thiệt hại tài chính đáng kể.
Nộp hồ sơ quyết toán và giải trình khi cần thiết
Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp nộp quyết toán thuế qua hệ thống điện tử của cơ quan thuế. Trong một số trường hợp, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình, bổ sung hồ sơ hoặc tiến hành kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị tâm lý và hồ sơ đầy đủ để làm việc với cơ quan thuế một cách minh bạch, rõ ràng.
Khi nào doanh nghiệp có thể tự làm quyết toán thuế?
Doanh nghiệp có thể tự thực hiện quyết toán thuế nếu đáp ứng một số điều kiện nhất định. Trước hết, doanh nghiệp cần có bộ phận kế toán nội bộ am hiểu quy định thuế và có kinh nghiệm thực tế trong việc quyết toán.
Ngoài ra, quy mô doanh nghiệp nhỏ, số lượng hóa đơn phát sinh ít, hoạt động kinh doanh đơn giản cũng là yếu tố thuận lợi để tự làm quyết toán. Trong trường hợp sổ sách được ghi chép đầy đủ, đúng chuẩn ngay từ đầu năm, việc tự quyết toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
Tuy nhiên, ngay cả khi tự làm, doanh nghiệp vẫn cần cập nhật thường xuyên các thay đổi về chính sách thuế để tránh sai sót không đáng có.
Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ quyết toán thuế?
Với nhiều doanh nghiệp, thuê dịch vụ quyết toán thuế là lựa chọn an toàn và hiệu quả hơn. Đặc biệt trong các trường hợp doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, phát sinh nhiều hóa đơn, nhiều loại thuế hoặc từng có sai sót trong quá khứ.
Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có kế toán ổn định hoặc kế toán chưa nhiều kinh nghiệm cũng nên cân nhắc thuê dịch vụ để tránh rủi ro ngay từ năm đầu tiên. Chi phí thuê dịch vụ thường thấp hơn rất nhiều so với chi phí bị phạt, truy thu thuế nếu làm sai.
Ngoài ra, khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra hoặc thanh tra, đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giải trình, làm việc với cơ quan thuế một cách bài bản và đúng quy định.
Lợi ích khi thuê dịch vụ quyết toán thuế chuyên nghiệp
Thuê dịch vụ quyết toán thuế giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và giảm áp lực cho bộ phận nội bộ. Đơn vị dịch vụ sẽ thay doanh nghiệp rà soát sổ sách, phát hiện rủi ro và đưa ra phương án xử lý phù hợp trước khi nộp hồ sơ.
Bên cạnh đó, dịch vụ chuyên nghiệp còn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí thuế hợp pháp, hạn chế tối đa các khoản phạt phát sinh. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng trong bối cảnh chính sách thuế ngày càng được siết chặt.
Quyết toán thuế không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn tài chính của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ quy trình quyết toán thuế từ A đến Z sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác kế toán và quản trị rủi ro.
Tùy vào quy mô, năng lực kế toán nội bộ và mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn tự làm hoặc thuê dịch vụ quyết toán thuế. Quan trọng nhất là đảm bảo số liệu minh bạch, đúng quy định để doanh nghiệp yên tâm phát triển bền vững trong những năm tiếp theo.
