Trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình Công ty TNHH MTV, câu hỏi “Tiền lương và BHXH của giám đốc có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không?” là vấn đề mà rất nhiều chủ doanh nghiệp, kế toán và nhà đầu tư quan tâm.
Theo Luật BHXH mới (số 41/2024/QH15) có hiệu lực từ 01/07/2025, Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất pháp lý, quy định thuế, cũng như hướng dẫn cách hạch toán đúng để tránh rủi ro về thủ tục hành chính khác.
Khái quát về công ty TNHH MTV và vai trò của giám đốc
Công ty TNHH MTV là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu (phổ biến ở VN là 1 cá nhân, công ty vừa và nhỏ). Chủ sở hữu là người nắm toàn bộ vốn điều lệ, đồng thời có quyền quyết định mọi vấn đề trong công ty.
Giám đốc (hoặc Tổng giám đốc) là người đại diện cho công ty trong các hoạt động quản lý và điều hành hằng ngày. Trong công ty TNHH MTV, giám đốc có thể là:
Chính chủ sở hữu (đối với công ty do cá nhân làm chủ).
Người được thuê hoặc bổ nhiệm (đối với công ty do tổ chức làm chủ).
Chính sự khác biệt này dẫn đến các cách xử lý khác nhau về tiền lương Giám Đốc và chi phí BHXH của Giám Đốc
Cơ sở pháp lý về tiền lương và BHXH của Giám Đốc công ty TNHH MTV
Một số văn bản pháp luật liên quan gồm như: Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Bảo hiểm xã hội 2014, Thông tư 96/2015/TT-BTC (hướng dẫn thuế TNDN), Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH (hướng dẫn về hợp đồng lao động), Công văn 727/TCT-CS ngày 17/3/2016 của Tổng cục Thuế
Theo các quy định trên, việc tiền lương và BHXH của giám đốc có được tính vào chi phí hay không phụ thuộc vào mối quan hệ pháp lý giữa giám đốc và công ty — tức là giám đốc có ký hợp đồng lao động hay không, và giám đốc có đồng thời là chủ sở hữu hay không. Chúng ta sẽ phân tích cả 2 trường hợp.
Trường hợp 1: Giám đốc đồng thời là chủ sở hữu công ty TNHH MTV (công ty do cá nhân làm chủ)
Đây là trường hợp phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Chủ sở hữu đồng thời là người điều hành công ty, ký các văn bản, chịu trách nhiệm về tài chính và pháp lý.
Về tiền lương Giám Đốc
Theo Điểm 2.5, Khoản 2, Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), chi phí tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH MTV do cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Cụ thể quy định nêu rõ: “Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân; chủ công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ sở hữu) không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.”
Như vậy, dù giám đốc (chính là chủ sở hữu) có trả lương cho mình, thì khoản này không được hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Tuy nhiên, công ty vẫn có thể chi trả lương thực tế cho giám đốc để phản ánh đúng hoạt động quản lý, nhưng về mặt thuế, khoản này sẽ bị loại khi quyết toán.
Về BHXH của Giám Đốc (Đây là nghĩa vụ bắt buộc)
Theo Luật BHXH mới (số 41/2024/QH15) có hiệu lực từ 01/07/2025, người quản lý doanh nghiệp (bao gồm giám đốc công ty TNHH MTV) bắt buộc phải tham gia BHXH, kể cả trường hợp không hưởng lương.
Mức đóng: Sẽ dựa trên một mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH do giám đốc lựa chọn, tối thiểu bằng mức lương cơ sở (hiện là 2.340.000 đồng/tháng) và tối đa bằng 20 lần mức lương cơ sở.
Về hạch toán chi phí
Phần công ty đóng (tính vào chi phí): Nợ TK 642 / Có TK 338 (3383, 3384…).
Phần giám đốc phải tự đóng (khấu trừ vào phần chi trả cho giám đốc hoặc giám đốc tự nộp): Nợ TK 334 (nếu có trả lương) hoặc Nợ TK khác (nếu không trả lương) / Có TK 338.
Bạn không bắt buộc phải hạch toán chi phí lương cho giám đốc. Nhưng bạn bắt buộc phải làm thủ tục đăng ký và đóng BHXH cho giám đốc hàng tháng. Chi phí BHXH phần công ty chịu sẽ được hạch toán vào TK 642 và là chi phí hợp lệ.
Trường hợp 2: Giám đốc là người được thuê (công ty TNHH MTV do tổ chức làm chủ)
Đối với công ty TNHH MTV do một tổ chức làm chủ sở hữu, giám đốc thường là người được thuê hoặc bổ nhiệm để điều hành doanh nghiệp.
Về tiền lương Giám Đốc
Giám đốc được thuê là người lao động có hợp đồng lao động hợp pháp, có bảng lương, chứng từ thanh toán đầy đủ.
Theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản tiền lương, tiền công trả cho người lao động nếu đáp ứng điều kiện: Có hợp đồng lao động, Có chứng từ thanh toán hợp lệ, Và phù hợp với kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh, thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Như vậy, tiền lương của giám đốc được thuê hoàn toàn được tính vào chi phí hợp lý, với điều kiện sau:
Có quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động,
Có bảng lương, chứng từ thanh toán qua ngân hàng,
Có khấu trừ thuế TNCN (nếu có).
Về BHXH của Giám Đốc
Theo Điều 2 Luật BHXH 2014, người lao động làm việc theo HĐLĐ từ 1 tháng trở lên bắt buộc tham gia BHXH.
Vì vậy, giám đốc được thuê thuộc diện phải tham gia đầy đủ các loại bảo hiểm như: BHXH, BHYT, BHTN, Kinh phí công đoàn (nếu có).
Các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Trường hợp 3: Giám đốc đồng thời là chủ sở hữu nhưng có ký hợp đồng lao động
Trên thực tế, một số doanh nghiệp do cá nhân làm chủ nhưng vẫn ký hợp đồng lao động giữa giám đốc và công ty.
Vấn đề này đã được Tổng cục Thuế hướng dẫn tại Công văn 727/TCT-CS ngày 17/3/2016:
“Chủ công ty TNHH MTV do cá nhân làm chủ không được coi là người lao động của chính công ty mình, nên khoản tiền lương, tiền công trả cho chủ công ty không được tính vào chi phí được trừ.”
Như vậy, dù có ký HĐLĐ, thì về bản chất quan hệ này không được công nhận là quan hệ lao động thật sự, vì không thể có quan hệ thuê mướn giữa chủ sở hữu và chính công ty của mình.
Do đó, khoản tiền lương vẫn không được tính chi phí thuế TNDN, nhưng BHXH thì bắt buộc kể từ ngày 01/07/2025.
Tổng hợp so sánh các trường hợp
| Trường hợp giám đốc | Tiền lương có tính vào chi phí hợp lý? | BHXH bắt buộc? |
|---|---|---|
| Giám đốc là chủ sở hữu cá nhân | ❌ Không được tính | ✅ Bắt buộc |
| Giám đốc là người được thuê (công ty do tổ chức làm chủ) | ✅ Được tính | ✅ Bắt buộc |
| Giám đốc là chủ sở hữu nhưng có HĐLĐ | ❌ Không được tính | ✅ Bắt buộc |
| Giám đốc thuê ngoài kiêm đại diện pháp luật | ✅ Được tính | ✅ Bắt buộc |
Hướng dẫn hạch toán kế toán
Tùy theo trường hợp, kế toán cần hạch toán đúng để đảm bảo hồ sơ thuế minh bạch:
Nếu giám đốc được thuê
Nợ 6421 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
Có 334 (Phải trả người lao động)
Khi trả lương: Nợ 334 / Có 111, 112
Khi nộp BHXH: Nợ 6421 / Có 3383, 3384, 3386
Nếu giám đốc là chủ sở hữu
Có thể hạch toán lương nội bộ để phản ánh hoạt động quản lý, nhưng khi quyết toán thuế TNDN, phải loại khoản này ra khỏi chi phí được trừ.
Ví dụ: Trong kỳ, công ty trả lương cho giám đốc 20 triệu đồng/tháng. Khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN, kế toán cần điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế thêm 240 triệu đồng (20 triệu x 12 tháng) do khoản này không được khấu trừ.
Lưu ý khi làm việc với cơ quan thuế
Nhiều doanh nghiệp nhỏ thường nhầm lẫn và kê khai lương giám đốc kiêm chủ sở hữu vào chi phí hợp lý. Tuy nhiên, khi quyết toán thuế, cơ quan thuế sẽ loại bỏ các khoản này.
Một số lưu ý quan trọng:
Chỉ giám đốc thuê ngoài mới được hạch toán chi phí tiền lương, BHXH hợp lệ.
Nếu giám đốc là chủ sở hữu cá nhân, chỉ nên ghi nhận lương nội bộ để phục vụ quản trị, không nên đưa vào chi phí thuế.
- Nên có hồ sơ nhân sự, bảng lương, chứng từ chi trả hợp lệ cho người lao động để chứng minh chi phí thật.
Tóm lại, việc tiền lương Giám Đốc và BHXH của giám đốc công ty TNHH MTV có được tính vào chi phí hợp lý hay không phụ thuộc vào vai trò pháp lý của giám đốc:
Nếu giám đốc là chủ sở hữu → Không được tính vào chi phí thuế, vẫn bắt buộc đóng BHXH.
Nếu giám đốc là người được thuê (có HĐLĐ hợp pháp) → Được tính vào chi phí hợp lý và bắt buộc tham gia BHXH.
Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí khi thanh tra thuế, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác kế toán – tài chính.
Hãy tìm hiểu kỹ về các quy định cập nhật mới nhất, nếu không có thời gian thì ở đây chúng tôi có Dịch Vụ Kế Toán Chuyên Nghiệp, hỗ trợ và xử lý mọi thủ tục giúp Doanh Nghiệp của bạn vững vàng phát triển.
