Khi thành lập doanh nghiệp, việc lựa chọn địa điểm đặt trụ sở công ty luôn là bước đi quan trọng. Một vị trí thuận tiện giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối khách hàng, nâng cao uy tín và xây dựng thương hiệu. Tuy nhiên, không phải bất kỳ địa điểm nào cũng có thể dùng làm trụ sở chính.
Theo quy định pháp luật Việt Nam, có những địa điểm không được phép đặt trụ sở công ty, nếu vi phạm có thể bị từ chối cấp giấy đăng ký kinh doanh hoặc chịu xử phạt hành chính. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ chi tiết những địa điểm bị cấm, căn cứ pháp luật mới nhất, cũng như những rủi ro nếu doanh nghiệp “cố tình” vi phạm.
Tại sao phải quan tâm đến quy định về trụ sở công ty?
Địa chỉ trụ sở chính không chỉ là nơi doanh nghiệp đặt văn phòng làm việc, mà còn là thông tin để:
Nhà nước quản lý: Các cơ quan thuế, cơ quan quản lý kinh doanh cần địa chỉ chính xác để gửi thông báo, quyết định hành chính.
Khách hàng và đối tác liên hệ: Một địa chỉ rõ ràng, minh bạch tạo uy tín và sự tin tưởng.
Xác định thẩm quyền pháp lý: Tranh chấp, kiện tụng, hợp đồng đều dựa vào địa chỉ trụ sở để xác định tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền.
Vì vậy, đặt trụ sở sai địa điểm không chỉ vi phạm pháp luật mà còn tiềm ẩn rủi ro lớn cho hoạt động kinh doanh.
Những địa điểm không được phép đặt trụ sở công ty
1. Căn hộ chung cư, khu tập thể chỉ để ở
Theo Luật Nhà ở 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2023), căn hộ chung cư được xây dựng với mục đích để ở không được sử dụng làm trụ sở công ty, văn phòng hoặc cơ sở kinh doanh.
Điều này được đặt ra nhằm:
Đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy.
Giữ gìn an ninh trật tự khu dân cư.
Tránh tình trạng lạm dụng nhà ở thành nơi sản xuất, buôn bán trái phép.
Ngoại lệ: Nếu căn hộ thuộc loại officetel (căn hộ đa năng) hoặc phần diện tích thương mại trong tòa nhà có giấy phép kinh doanh thì vẫn có thể dùng làm trụ sở. Doanh nghiệp phải nộp kèm giấy tờ chứng minh công năng thương mại khi đăng ký.
2. Địa chỉ không có thật hoặc không xác định theo địa giới hành chính
Căn cứ Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính phải xác định rõ ràng theo địa giới hành chính Việt Nam gồm 4 cấp: Tỉnh/Thành phố – Quận/Huyện – Phường/Xã – Số nhà/Đường.
Do đó, những trường hợp sau đều bị từ chối:
Địa chỉ “ảo”, không tồn tại trên bản đồ.
Địa chỉ ghi thiếu số nhà, thiếu tên đường, mập mờ.
Địa chỉ tự đặt, không được cơ quan quản lý hành chính công nhận.
Thực tế, nhiều hồ sơ bị trả lại chỉ vì thiếu số nhà hoặc tên đường. Trong một số trường hợp, có thể thay thế bằng số thửa đất nếu địa phương chấp nhận.
3. Địa điểm không phù hợp với ngành nghề đặc thù
Một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện liên quan đến sản xuất, khai thác, chế biến… không thể đặt trụ sở tại khu dân cư hoặc trung tâm đô thị.
Ví dụ:
Khai thác khoáng sản, than, quặng sắt.
Sản xuất gây tiếng ồn, khói bụi, ô nhiễm.
Chăn nuôi, nuôi trồng thủy sản trong khu dân cư.
Trong trường hợp này, trụ sở chính chỉ nên đặt tại văn phòng hợp pháp, còn cơ sở sản xuất phải nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất hoặc địa điểm được UBND tỉnh/thành phố cho phép.
4. Những nơi thuộc khu vực cấm, ảnh hưởng đến an ninh – quốc phòng
Ngoài các quy định trên, doanh nghiệp không được đặt trụ sở trong khu vực thuộc phạm vi an ninh, quốc phòng hoặc khu vực cấm theo quyết định của Nhà nước.
Ví dụ: gần doanh trại quân đội, công trình quốc phòng, khu vực hạn chế an ninh quốc gia.
Rủi ro khi đặt trụ sở công ty sai quy định
Nếu doanh nghiệp đặt trụ sở tại địa điểm bị cấm, có thể gặp phải những hệ quả sau:
Bị từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ngay từ bước đầu.
Không được cấp mã số thuế vì cơ quan thuế không chấp nhận địa chỉ.
Mất uy tín với khách hàng và đối tác, dễ bị nghi ngờ về tính minh bạch.
Khó khăn khi mở tài khoản ngân hàng hoặc ký hợp đồng lớn do địa chỉ không hợp pháp.
Mức xử phạt theo quy định mới nhất
Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, hành vi khai báo địa chỉ trụ sở công ty không đúng sự thật sẽ bị xử phạt như sau:
Phạt tiền từ 20 – 30 triệu đồng đối với hành vi kê khai sai sự thật.
Buộc điều chỉnh, cập nhật lại địa chỉ đúng theo quy định.
Ngoài ra, cơ quan quản lý có quyền thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu phát hiện doanh nghiệp cố tình sử dụng địa chỉ “ảo” để hoạt động trái phép.
Lưu ý cho doanh nghiệp khi chọn trụ sở
Để tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên:
Kiểm tra kỹ tính hợp pháp của địa chỉ trước khi đăng ký.
Tránh đặt trụ sở tại chung cư để ở, khu tập thể.
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa chỉ (hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sở hữu…).
Nếu ngành nghề đặc thù, cần liên hệ với UBND hoặc Sở Kế hoạch & Đầu tư để được hướng dẫn cụ thể.
Đặt trụ sở công ty đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp thuận lợi khi đăng ký thành lập mà còn tạo nền tảng pháp lý vững chắc để phát triển lâu dài.
Những địa điểm không được phép đặt trụ sở công ty gồm:
Chung cư, khu tập thể để ở.
Địa chỉ không xác định rõ ràng.
Địa điểm không phù hợp với ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
Khu vực an ninh – quốc phòng bị cấm.
Lựa chọn địa chỉ hợp pháp, minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp tránh rắc rối, tiết kiệm thời gian và xây dựng uy tín bền vững trên thương trường.
Đặt sai địa chỉ trụ sở có thể khiến bạn bị từ chối đăng ký doanh nghiệp hoặc chịu phạt hành chính. Đừng lo lắng, đội ngũ chuyên gia của Kế Toán 3T Đồng Nai sẽ giúp bạn:
Kiểm tra tính hợp pháp của địa chỉ trụ sở.
Hoàn tất thủ tục thành lập doanh nghiệp.
Tư vấn các giải pháp kế toán – thuế trọn gói.
👉 Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí!
