Thành lập doanh nghiệp là bước khởi đầu quan trọng, nhưng trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp mới thành lập tại Đồng Nai gặp rắc rối ngay từ những tháng đầu tiên chỉ vì… làm sai hoặc bỏ sót các thủ tục kế toán – thuế cơ bản. Không ít trường hợp đến khi bị cơ quan thuế nhắc nhở, xử phạt thì mới “tá hỏa” đi xử lý, vừa mất tiền, vừa mất thời gian, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.
Nếu bạn vừa mới thành lập công ty, dù là công ty TNHH, công ty cổ phần hay hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp, thì 6 việc kế toán – thuế dưới đây là bắt buộc phải làm ngay, càng sớm càng tốt.
Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp mới thành lập và thông báo với cơ quan thuế
Ngay sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm là mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty.
Tài khoản này không chỉ dùng để giao dịch với khách hàng, đối tác mà còn liên quan trực tiếp đến: Thanh toán các khoản chi phí hợp lệ, nộp thuế điện tử, giao dịch với cơ quan thuế, bảo hiểm, hải quan (nếu có).
Sau khi mở tài khoản, doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc phải thông báo số tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế theo đúng quy định. Nhiều doanh nghiệp mới bỏ sót bước này, dẫn đến việc khi phát sinh giao dịch lớn hoặc quyết toán thuế thì bị đánh giá là chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai ban đầu.
Lưu ý thực tế tại Đồng Nai:
Hiện nay cơ quan thuế quản lý rất chặt các giao dịch không dùng tiền mặt. Nếu doanh nghiệp thanh toán chi phí từ 05 triệu đồng trở lên mà không thông qua tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, khoản chi đó có nguy cơ không được tính chi phí hợp lệ.
Đăng ký chữ ký số và tài khoản thuế điện tử
Chữ ký số là “chìa khóa” để doanh nghiệp thực hiện hầu hết các thủ tục thuế hiện nay. Doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc phải có chữ ký số để: Kê khai thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN. Nộp tờ khai thuế định kỳ. Nộp tiền thuế điện tử. Giao dịch với cơ quan thuế qua hệ thống online.
Song song với chữ ký số, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản thuế điện tử trên hệ thống của Tổng cục Thuế để thực hiện các nghĩa vụ kê khai và nộp thuế đúng hạn.
Rất nhiều doanh nghiệp mới thành lập tại Đồng Nai thường chủ quan, nghĩ rằng “chưa phát sinh doanh thu thì chưa cần làm gì”. Đây là suy nghĩ sai. Dù chưa phát sinh doanh thu, doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai thuế đúng hạn, nếu không sẽ bị phạt hành chính.
Lựa chọn phương pháp kê khai thuế và hình thức kế toán phù hợp
Ngay từ đầu, doanh nghiệp cần xác định rõ: Phương pháp kê khai thuế GTGT (khấu trừ hay trực tiếp), hình thức sổ sách kế toán áp dụng, kỳ kê khai thuế theo tháng hay theo quý.
Việc lựa chọn sai phương pháp ngay từ đầu có thể khiến doanh nghiệp gặp nhiều bất lợi về thuế trong quá trình hoạt động, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ hoặc sản xuất.
Ví dụ thực tế:
Doanh nghiệp có nhiều chi phí đầu vào, hóa đơn GTGT nhưng lại chọn phương pháp trực tiếp sẽ không được khấu trừ thuế.
Doanh nghiệp quy mô nhỏ nhưng kê khai thuế theo tháng sẽ tăng áp lực hồ sơ, dễ sai sót.
Đây là bước mà doanh nghiệp mới rất nên tham khảo ý kiến của người làm kế toán có kinh nghiệm, thay vì tự quyết theo cảm tính.
Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Các việc cần làm bao gồm:
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp
Thiết lập mẫu hóa đơn đúng thông tin doanh nghiệp
Nắm rõ quy trình lập, phát hành, điều chỉnh và hủy hóa đơn
Sai sót về hóa đơn là một trong những lỗi phổ biến nhất của doanh nghiệp mới. Các lỗi thường gặp như:
Xuất hóa đơn sai thời điểm
Ghi sai thông tin người mua
Không lập hóa đơn khi phát sinh doanh thu
Xử lý hóa đơn sai cách khi có sai sót
Những lỗi này nếu không xử lý đúng ngay từ đầu sẽ gây rắc rối lớn khi quyết toán thuế về sau.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và lưu trữ chứng từ
Dù doanh nghiệp mới chưa phát sinh nhiều nghiệp vụ, việc tổ chức sổ sách kế toán ngay từ đầu là cực kỳ quan trọng.
Doanh nghiệp cần thu thập và lưu trữ đầy đủ hóa đơn đầu vào, đầu ra; Lưu hợp đồng, biên bản, chứng từ thanh toán; Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh đúng thời điểm; Lập sổ sách kế toán theo đúng chuẩn mực.
Rất nhiều doanh nghiệp tại Đồng Nai chỉ bắt đầu “gom chứng từ” khi gần đến kỳ quyết toán thuế, dẫn đến thiếu hóa đơn, mất chứng từ hoặc ghi nhận sai lệch số liệu. Khi đó, chi phí xử lý sẽ cao hơn rất nhiều so với việc làm đúng ngay từ đầu.
Kê khai và nộp các loại thuế ban đầu đúng hạn
Ngay trong những tháng đầu hoạt động, doanh nghiệp đã phải thực hiện các nghĩa vụ thuế sau: Lệ phí môn bài, Thuế GTGT, Thuế TNCN (nếu có nhân sự), Các báo cáo thuế định kỳ theo quy định.
Ngay cả khi chưa phát sinh doanh thu hay chưa có hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai thuế với số liệu bằng 0. Việc không nộp tờ khai đúng hạn sẽ bị xử phạt, và mức phạt có thể tăng dần theo thời gian chậm nộp.
Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp mới thành lập bị phạt ngay trong năm đầu tiên chỉ vì không nắm rõ quy định này.
Lời khuyên cho doanh nghiệp mới thành lập tại Đồng Nai
Kế toán – thuế không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch, kiểm soát chi phí và phát triển bền vững. Làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp:
Hạn chế rủi ro bị phạt thuế
Tiết kiệm chi phí xử lý sai sót
Chủ động khi cơ quan thuế kiểm tra
Tạo uy tín với đối tác và ngân hàng
Nếu doanh nghiệp chưa có kế toán nội bộ hoặc chưa tự tin xử lý các nghiệp vụ kế toán – thuế ban đầu, việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp tại Đồng Nai là một lựa chọn an toàn và hiệu quả.
